Corporate Story

Pionier in de vernieuwing van de rijksdienst

Het verhaal van De Werkmaatschappij

Soms leiden gebeurtenissen, die ogenschijnlijk niets met elkaar te maken hebben, tot iets bijzonders.  

In 2001 wordt InterCoach opgericht, een eenmansbedrijfje van Tieneke Dijkstra. Met coachingstrajecten wil zij de muren tussen departementen en onderdelen van departementen slechten. Een interdepartementaal project dus, en daar wordt de financiële afdeling van SZW wel zenuwachtig van. Want wie moet haar betalen? En hoeveel dan?

Een jaar later, in 2002, besluiten de huisdrukkerijen van de ministeries van SZW, VROM en VWS samen te gaan werken. Mensen, machines en contracten worden bij elkaar geschoven; We Print Together gaat van start. Maar welk ministerie de verantwoordelijkheid precies draagt, blijft lange tijd onduidelijk.  

In 2003 verhuist het ministerie van OCW van Zoetermeer naar de Hoftoren in Den Haag. De groep betrokkenen uit de Projectdirectie De Hoftoren heeft een schat aan kennis opgebouwd over wat er komt kijken bij de verhuizing van een ministerie. Die kennis dreigt verloren te gaan. Waarom niet proberen deze kennis in te zetten voor andere ministeries? Bhuro is geboren.  

Peter Hennephof, in 2003 plaatsvervangend secretaris-generaal van het ministerie van SZW, heeft al een tijd het idee dat de overheid beter en doelmatiger kan werken. Hij weet dat er op verschillende plekken interdepartementale samenwerkingsprojecten ontstaan en volgt deze met veel interesse. Deze kleinschalige projecten zijn precies wat de overheid nodig heeft, beseft hij. Maar hij ziet ook dat de projecten erg kwetsbaar zijn. “Er moeten meer van dit soort initiatieven komen”, vindt hij, “maar dan zonder de grote administratieve rompslomp waar ze nu mee kampen.” Peter bedenkt een plan.  

Zijn plan wordt aangenomen door het beraad van plv. secretarissen-generaal. Verschillende interdepartementale initiatieven op het gebied van bedrijfsvoering worden gebundeld. Samen staan zij sterker en kunnen ze de bedrijfsvoering van de overheid naar een hoger niveau tillen. En daardoor kan de rijksoverheid als geheel beter, goedkoper en slagvaardiger werken. De basis voor De Werkmaatschappij is gelegd.  

Pionieren in de Monarch           

In 2006 worden Hans van Kessel en Jaap Verhoeven aangesteld als kwartiermakers. Zij moeten de nieuwe organisatie op poten zetten. Hans en Jaap realiseren zich goed dat ze voor een bijzondere opgave staan. Voorheen leidde samenwerking tussen ministeries tot moeilijke vragen als: Welke minister is eindverantwoordelijk? Maar ook tot veel banalere vragen: Wie betaalt er voor de potloden en gummetjes? Dat mag nu niet gebeuren. De Werkmaatschappij moet ‘van, voor en door de ministeries’ worden. ”Een plek waar professionele state-of-the-art-kennis wordt gebundeld, zonder de belemmeringen voor interdepartementale samenwerking die de jaren daarvoor de norm waren”, volgens Jaap Verhoeven.  

Er breekt een bijzondere tijd aan. Hans van Kessel heeft naast zijn baan als overheidsmanager ook een volwaardig boerenbedrijf; als je hem opbelt, krijg je regelmatig te horen dat hij eerst even de tractor moet keren. Voor oeverloos overleg heeft hij weinig geduld. Dat maakt hij ook aan zijn collega’s en de buitenwereld duidelijk. Hij laat zijn planning voor De Werkmaatschappij (looptijd exact één jaar) plastificeren. Het idee daarachter is helder: daar verandert niets meer aan.  

In een bijna leegstaand pand van EZ, de Monarch aan de Beatrixlaan, worden de eerste plannen voor De Werkmaatschappij bedacht. Kleine kamers, oude bureaus; het is voor iedereen pionieren. Een bewuste keuze, want de kosten blijven laag en het stimuleert het echte ondernemerschap. Daar zit Marcel Fluitman in maart 2006 alleen in een armoedig kamertje een businessplan voor het Expertisecentrum Arbeid & Gezondheid te schrijven. Marcel: “Maar toch is dat juist het spannendste ondernemen dat er is, vanaf nul beginnen”.  

In een ander kamertje brengt Lidia Wessels ondertussen de financiën van De Werkmaatschappij in kaart, zodat de organisatie een baten-lastendienst kan worden. Zij krijgt een jaar de tijd om het financiële beheer van De Werkmaatschappij op orde te brengen. Niet eenvoudig, want hoe bepaal je de kostprijs van bijvoorbeeld arbeidsjuridisch advies? En welke afspraken maak je over het overhevelen van fte’s?  

In de loop van 2006 krijgt De Werkmaatschappij vorm. Formele eigenaar wordt het ministerie van BZK. De verschillende initiatieven die bij De Werkmaatschappij worden ondergebracht, krijgen de naam ‘bedrijfseenheden’. Stuk voor stuk ondernemende clubs op facilitair, HRM en innovatief gebied, die aan departementen producten en diensten aanbieden en daarvoor kostprijzen in rekening brengen. Bovenaan komt de Houdster te staan: een klein team dat zorgt voor dienstverlening, managementondersteuning en onderlinge samenwerking van de aangesloten bedrijfseenheden.  

2007: even wennen

In 2007 is het zover: De Werkmaatschappij gaat van start. Het Expertisecentrum arbeidsjuridisch, het Expertisecentrum FormatieAdvies, Flexchange, InterCoach, RijksAdvies en We Print Together zijn de eerste zes bedrijfseenheden van De Werkmaatschappij. De meeste bedrijfseenheden bestaan al langer, de expertisecentra zijn bijvoorbeeld al in 2004 van start gegaan. Toch is het voor alle bedrijfseenheden een spannende tijd.  

Ab Warffemius is inmiddels aangesteld als directeur van De Werkmaatschappij. Hij merkt dat iedereen in het proefjaar erg moet wennen. Het sturingsmodel moet nu van papier in de praktijk worden gebracht. Dat betekent voor iedereen een omslag in het denken. De bedrijfseenheden moeten commercieel gaan werken, want hun klanten gaan andere eisen stellen. Vooral voor de medewerkers van de expertisecentra is het een grote verandering: opeens moeten ze uren schrijven. En waar een teamuitje op het ministerie nog volkomen vanzelfsprekend was, hangt het doorgaan daarvan nu af van hoeveel er is verdiend. Marcel Fluitman, manager van Expertisecentrum Arbeid & Gezondheid: “Je moet er met een kostprijsmodel echt voor zorgen dat de winkel blijft draaien”.  

De meer uitvoerende bedrijfseenheden zoals Vijfkeerblauw (ontstaan uit een fusie van We Print Together met BZ, EZ, SZW en VROM) hebben er minder moeite mee. Zij zijn al jaren gewend diensten op aanvraag te leveren. Voor hen komt de overstap als geroepen. “Wij weten precies hoe de kostprijzen van onze producten en diensten zijn opgebouwd. Voor ons betekent aansluiting bij De Werkmaatschappij, en daarmee de overstap naar een baten-lastenstelsel, veel meer vrijheid om te ondernemen”, vertelt Martin Swikker, customer relations manager bij Vijfkeerblauw. “Nu kunnen we investeringen doen als de zaken goed gaan.” 

De ministeries zijn ook niet direct om: zij moeten plotseling betalen voor de producten en diensten die ze van de bedrijfseenheden afnemen en hebben het idee dat ze duurder uit zijn. Vaak onterecht; ze hebben onvoldoende zicht op de prijzen in de oude situatie, waarin ze dezelfde taken in eigen huis deden. Want, “niemand rekende uit hoeveel de huisvestingskosten van een arbeidsjurist in de Hoftoren bedroegen”.  

De Houdster moet ondertussen een heel nieuwe rol aannemen. Zij moet leren om een heleboel ‘kikkers in de kruiwagen’ te houden. Want de bedrijfseenheden hebben dan wel veel vrijheid om te ondernemen, ze moeten zich ook aan bepaalde regels houden. Er moet daarom af en toe flink aan de teugels getrokken worden. Maar de belangrijkste taak van de Houdster is de bedrijfseenheden te ‘ontzorgen’, zodat zij zich kunnen concentreren op het primaire proces. Ab Warffemius: “Daarbij proberen we onze eigen overhead bewust zo klein mogelijk te houden. We gaan dus slim om met arbeidskrachten: we worden bijvoorbeeld continu ondersteund door trainees en stagiairs.” 

Een bijzondere samenwerking

Eind 2007 klopt Jeroen Staal bij De Werkmaatschappij aan. Hij is algemeen secretaris van de Inspectieraad en kwartiermaker voor het Bureau Inspectieraad. De medewerkers van dit bureau coördineren de samenwerking van de 14 rijksinspecties die toezicht houden op het naleven van wet- en regelgeving. Samenwerken is voor de rijksinspecties een logische stap. Jeroen is op zoek naar een neutrale plek om het coördinerende bureau te plaatsen, omdat de nieuwe medewerkers zijn gedetacheerd vanuit meerdere departementen. De Werkmaatschappij biedt uitkomst. Accountmanager van de Houdster, Matthias Brouwer: “Wij bieden samenwerkingsverbanden zoals het Bureau Inspectieraad huisvesting en een uitgebreid pakket aan facilitaire dienstverlening. Daardoor kunnen zij zich focussen op datgene waarvoor ze zijn opgericht. In dit geval: het vernieuwen van toezicht”.  

2008 en 2009: twaalf nieuwe toetreders

In januari 2008 treden Bhuro, Het Buitenhuis, Expertisecentrum Arbeidsmarktcommunicatie Rijk, Expertisecentrum Arbeid & Gezondheid, Expertisecentrum Bedrijfsmaatschappelijk werk en de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (IPKD) toe. In dat jaar komen ook de beloningen voor de geleverde inspanningen: De Werkmaatschappij krijgt van het ministerie van Financiën officieel de status van baten-lastendienst en ontvangt aan het eind van dat jaar een goedkeurende accountantsverklaring. 

Een jaar later volgen nog eens zes nieuwe toetreders: Benchmarken Benchlearning Rijk, Digitale Werkomgeving Rijksdienst, Expertisecentrum de MobiliteitsOrganisatie, FaSam, de Rijks Beveiligings Organisatie en de Strategische Beheerorganisatie - Interdepartementaal Contractmanagement. Dat brengt het aantal bedrijfseenheden op achttien. Het Bureau Bedrijfsvoering & Control verzorgt sinds 2009 voor een aantal bedrijfseenheden de financiële administratie. Inmiddels is het grootste deel van De Werkmaatschappij, na tijdelijk aan de Schenkkade te zijn gehuisvest, ondergebracht in het Beatrixpark aan de Wilhelmina van Pruisenweg. 

Ondernemen binnen beleidskaders

De bedrijfseenheden van De Werkmaatschappij verschillen onderling enorm. De MobiliteitsOrganisatie, gespecialiseerd in het begeleiden van medewerkers naar nieuw werk binnen het Rijk, is een heel ander soort organisatie dan de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst, die ministeriële stukken van Den Haag tot Brussel vervoert. Bij de MobiliteitsOrganisatie draait het om op maat gemaakte adviezen, terwijl de IPKD zoekt naar meer efficiency via standaardisatie.  

Het samenbrengen van mensen van verschillende ministeries legt ook interessante cultuurverschillen bloot. Bij Vijfkeerblauw komen ze erachter dat het voor printmedewerkers van SZW vanzelfsprekend is om over te werken als er aan het eind van de middag nog stukken voor de ministerraad geleverd moeten worden. Maar voor de collega’s van VROM is het devies: ‘te laat is te laat’.  

Toch is er iets dat alle bedrijfseenheden bindt: ze hebben stuk voor stuk een ondernemersgeest en een instelling van handen uit de mouwen steken. Je zou ze de aanpakkers van de rijksoverheid kunnen noemen. Annelies van den Assem, één van de oprichters en manager van Expertisecentrum arbeidsjuridisch: “Bij De Werkmaatschappij is er sprake van een manier van werken die veel doet met energie: het is spannend, je probeert cijfers te halen, het gáát hier ergens om”.  

Het is voor veel bedrijfseenheden niet gemakkelijk om die ondernemersgeest te combineren met de verplichtingen die nu eenmaal horen bij een baten-lastendienst. Voor de medewerkers van Het Buitenhuis bijvoorbeeld, zijn de rapportageverplichtingen even slikken. Jur Kosterbok, kwartiermaker en manager van Het Buitenhuis: “Het kost ons enorm veel tijd om aan alle regelgeving te voldoen”. In een statige villa aan Plein 1813 verzorgen zij creatieve workshops onder het motto ‘Als meer van hetzelfde niet werkt, moet je het op een andere manier doen’.  

Maar de aansluiting bij De Werkmaatschappij heeft voor de bedrijfseenheden ook grote voordelen. De bundeling van kennis zorgt voor een buitengewone groei van de expertise. Die expertise wordt vervolgens ook over de grenzen van de departementen gebruikt. Dit is veel efficiënter dan de praktijk die je meestal op departementen ziet: een overvloed aan generalisten. Mark Bressers, manager van het Expertisecentrum Arbeidsmarktcommunicatie Rijk: “Voor veel mensen betekent de overstap veel meer werkplezier. Door met ‘vakbroeders’ van andere departementen samen te werken, krijgt hun werk een veel sterkere inhoudelijke dimensie”.  

En vooral de kleinere bedrijfseenheden krijgen met de toetreding tot De Werkmaatschappij een sterkere positie. Jur Kosterbok: ”Toen Het Buitenhuis in 2004 van start ging, was het niet meer dan de naam voor een groep gedetacheerde medewerkers. Met de aansluiting bij De Werkmaatschappij hebben we echt een bestaansrecht gekregen.” 

Successen en uitdagingen

In de eerste drie jaar van De Werkmaatschappij zijn reuzenstappen gezet: mensen zijn gewend geraakt aan hun nieuwe rol en tussen de bedrijfseenheden onderling is er steeds meer sprake van synergie en samenwerking. Zo werken Flexchange, Expertisecentrum Arbeidsmarktcommunicatie Rijk en de MobiliteitsOrganisatie samen aan een pilot waarin de vraag naar tijdelijk personeel eerst binnen de rijksdienst wordt uitgezet alvorens extern te gaan zoeken. Ook zijn er creatieve nieuwe producten en diensten ontwikkeld, zoals het Financieel Loket Schuldhulpverlening van Expertisecentrum Bedrijfsmaatschappelijk werk of het Loket Conflictbemiddeling Rijk van Expertisecentrum arbeidsjuridisch.

Ministeries zijn steeds enthousiaster over de producten en diensten van de bedrijfseenheden. De vraag hiernaar groeit. Ozcan Sozlü, planner en coördinator bij de IPKD: “Wij zijn inmiddels bij alle ministeries binnen. Als ze daar een koeriersdienst nodig hebben, denken ze als eerste aan de IPKD.” Vijfkeerblauw heeft nu servicebalies in de meeste departementen. En tien van de dertien ministeries zijn klant bij het Expertisecentrum arbeidsjuridisch. Het afnemen van diensten bij De Werkmaatschappij kan vaak een besparing op externe inhuur betekenen. Dat er geen sprake is van verplichte afname, is volgens de meeste bedrijfseenden juist de kracht van De Werkmaatschappij. “Een gedwongen klant is een slechte klant”, zegt Martin Swikker. “Als je goed bent, kan een klant niet om je heen. Dat is een veel duurzamere relatie.”  

Meer en meer wordt De Werkmaatschappij, met haar achttien bedrijfseenheden, circa 130 miljoen euro aan omzet en ongeveer 580 fte’s, een broedkamer voor nieuwe, innovatieve samenwerkingsprojecten binnen de rijksoverheid. Nu is het zaak ervoor te zorgen dat De Werkmaatschappij haar innovatieve geest en daadkracht doorontwikkelt. Zo vormen de bedrijfseenheden en de Houdster samen een sterk merk: producten en diensten van De Werkmaatschappij staan voor een hoge kwaliteit tegen een goede prijs. 

Den Haag, december 2009 

Het succes van De Werkmaatschappij is tot stand gekomen door de gewaardeerde inzet van veel meer mensen dan enkel degenen die hier zijn genoemd. Een verhaal heeft nu eenmaal als manco dat niet alle feiten en gebeurtenissen vermeld kunnen worden.